Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für Bewerber (m/w/d) - Stand: 01.11.2021

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbung- oder Vermittlungsverfahrens verarbeiten, hat bei uns einen hohen Stellenwert. Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten erfolgt daher im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen.

Im Folgenden erhalten Sie Hinweise über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Auskunft über ihre Rechte.

Name und Anschrift der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle/ Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

VFS Personalberatung GmbH

Schumannstraße 27

60325 Frankfurt am Main

Deutschland

Tel.: + 49 69 97546-140

E-Mail: info@vfs-personalberatung.de

Datenschutzbeauftragte*r

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser*e Datenschutzbeauftragte*r unter 

info@vfs-personalberatung.de 

oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift mit dem Zusatz “Datenschutzbeauftragte*r” zur Verfügung.

Kategorien von Daten, die wir verarbeiten und Angabe der Quelle, aus der die Daten stammen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, können folgende Daten bzw. Kategorien von Daten durch uns verarbeitet werden:

Stammdaten (Geschlecht, Name, Vorname)

Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse),

Geburtsdatum und Geburtsort,

Staatsangehörigkeit,

Daten über die Schul- und Berufsausbildung (Beginn und Ende der Ausbildung, Art der Ausbildungseinrichtung, Art des Abschlusses),

Daten zur Berufserfahrung (Name der Firma, Art der Tätigkeit, Beginn und Ende der Tätigkeit),

Daten zu Weiterbildungen (Beginn und Ende der Weiterbildung, Art der Weiterbildungsstätte, Inhalt der Weiterbildung),

Sprachkenntnisse sowie sonstige berufsbezogene Daten,

Daten zum Führerschein oder Besitz eines Fahrzeuges,

gesundheitsbezogene Informationen,

sowie alle sonstigen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses freiwillig überlassen.

Wenn Sie über einen Account in einem berufsorientierten sozialen Netzwerk (Xing, LinkedIn o.ä.) verfügen, können wir die Daten auch von Ihrer öffentlich einsehbaren Profilseite erheben.

Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die von Ihnen übermittelten Daten verarbeiten und speichern wir zu dem Zweck Ihnen Angebote für einen Arbeitsplatz vermitteln zu können, zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens, um Ihre Eignung als Kandidat festzustellen sowie Sie zu besonderen Ereignissen (Geburtstag, Weihnachten o.ä.) zu kontaktieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO und/oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie haben das jederzeitige Recht, eine uns erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail, übermittelt.

Unsere Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung. Es findet somit keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem zur Wahrung unserer berechtigten Interessen als Unternehmen erforderlich sein, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1. lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt dann zum Zweck, unsere Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten anzureichern, soweit dies erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich dabei aus der Optimierung unserer Geschäftsprozesse und der Verbesserung unseres Angebots gegenüber unseren Kunden.

Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten sowie aus Ihren öffentlich zugänglichen Profilseiten der Jobportale Xing und LinkedIn.

Weitergabe Ihrer Daten

Die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verwenden wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und für die Vermittlung eines Jobs bei unseren Kunden. Ihre Daten werden daher auch an unsere Kunden weitergegeben, um Ihnen ein Jobangebot vermitteln zu können.

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht erst, nachdem ein ausführliches Interview auch über Ihre beruflichen und privaten Wünsche mit einem Berater von der VFS Personalberatung GmbH stattgefunden hat.

Für die Bearbeitung und Speicherung Ihrer Daten nutzen wir das CRM System der Starhunter GmbH, Erika-Mann-Str. 23, 80636 München.

Wir setzten ggfls. auch Dienstleister für die Wartung unserer IT Infrastruktur und die Betreuung unserer Domain ein. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig – insbesondere im Hinblick auf Datensicherheit – aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

Alle Mitarbeiter, an der Datenverarbeitung beteiligte Dritte sowie unsere Vertragspartner sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Der Einsatz der Auftragsverarbeiter findet seine Rechtgrundlage in Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

Ihre Rechte:

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie uns gegenüber das Recht:

a) Bestätigung darüber zu verlangen, ob über Ihre Person personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO),

b) jederzeit unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGVO),

c) die unverzügliche Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten oder deren Ergänzung zu verlangen (Art. 16 DSGVO),

d) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unverzüglich zu verlangen, z.B. bei Widerruf der Einwilligung (Art. 17 DSGVO),

e) unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),

f) auf Datenübertragbarkeit, was u.a. ein Recht gewährt, die betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch Sie bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO),

g) aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO),

Die VFS Personalberatung GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

h) nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – inkl. Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO)

i) sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO),

Möchten Sie als betroffene Person vorstehende Rechte in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an die oben genannte verantwortliche Stelle wenden, z.B. per Email an info@vfs-personalberatung.de

 

Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Die VFS Personalberatung GmbH verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

 

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. 

Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

Falls eine Einwilligung durch den Kandidaten vorliegt in unserer Kandidaten-Datenbank gespeichert zu bleiben für mögliche zukünftige Bewerbungsverfahren bzw. die Unterbreitung von passenden Stellenangeboten, beträgt die Speicherdauer 10 Jahre.

Sofern der Kandidat im Bewerbungsschreiben oder anderen vom Kandidaten im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 der DSGVO mitgeteilt hat (z. B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft, usw.), bezieht sich die Einwilligung auch auf diese Daten. Diese Einwilligung gilt zudem für Daten über Qualifikationen und Tätigkeiten aus allgemein zugänglichen Datenquellen (insbesondere berufliche soziale Netzwerke), die von der VFS Personalberatung GmbH im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zulässig erhoben wurden.